Cuando tienes siete reclutadores y una lista de candidatos, el problema deja de ser conseguir gente y pasa a ser repartirla. Y casi siempre se reparte mal.
El método de la mayoría de las constructoras: alguien copia nombres en un Excel, lo manda por WhatsApp, y cada reclutador agarra de ahí. Dos semanas después, un candidato ya recibió tres llamadas del mismo desarrollo y otros doscientos no recibieron ninguna.
Por qué falla la hoja compartida
Porque el control depende de que todos anoten lo que hicieron, en el momento en que lo hicieron. Y eso no pasa. El reclutador está manejando, está en obra, marca y se le olvida palomear. La hoja miente en cuanto alguien no la actualiza.
Con etiquetas de colores pasa igual. Con listas por reclutador, igual. Cualquier sistema donde una persona tenga que registrar que ya hizo algo va a fallar el día que ande ocupada.
La regla que sí funciona
El reparto tiene que dejar rastro por sí mismo, sin que nadie anote nada. Y la forma más limpia es esta:
Que el sistema sea el único que puede mover a un candidato de "listo para llamar" a "asignado".
Si esa es la única puerta, entonces:
- Un candidato asignado ya no aparece en la lista del día siguiente
- Dos reclutadores no pueden recibir al mismo, porque en cuanto se asigna, sale de la bolsa
- Nadie tiene que acordarse de palomear nada
El movimiento es la marca. No hay un segundo registro que pueda contradecirlo.
El orden importa: primero avisar, luego mover
Aquí hay un detalle que decide si el sistema es confiable o un dolor de cabeza.
Si mueves al candidato de etapa y luego mandas el aviso al reclutador, y el aviso falla, ese candidato queda en el limbo: marcado como asignado, pero nadie sabe que le tocaba. Nunca recibe llamada y no aparece en ninguna lista.
Al revés es mejor. Primero confirmas que el reclutador recibió su lista, y solo entonces mueves. Si el envío falla, esos candidatos se quedan donde estaban y mañana se reparten otra vez.
Es preferible que alguien reciba su lista dos días seguidos a que un candidato se pierda para siempre. Quedarse corto se corrige; perder gente, no.
Reparto parejo, no por bloques
Otra cosa que vale la pena cuidar: repartir por turnos rotativos y no en bloques.
Si le das los primeros 50 al reclutador A y los siguientes 50 al B, y resulta que los primeros llegaron de una campaña buena y los últimos de una mala, castigaste al B sin querer. Con turno rotativo — uno a cada quien, y vuelta a empezar — la calidad se reparte pareja.
Y el turno debe guardarse entre repartos. Si cada mañana empieza desde el primer reclutador, esa persona siempre recibe más que la última.
Qué debe llegarle al reclutador
Una lista de teléfonos no sirve. El reclutador necesita saber a quién le está marcando antes de marcar:
- Nombre real de la persona
- Teléfono, listo para marcar
- Oficio: fierrero, cimbrero, albañil, yesero, pisero
- Si trae cuadrilla y de cuántos
- Si tiene herramienta
- De dónde es
Con eso, la llamada empieza en "¿Cómo está, don Juan? Vi que es plomero y que trae cuadrilla de cuatro" en vez de en "¿Bueno? ¿Con quién hablo?". La diferencia en resultado es enorme, y el dato ya lo tenías: nada más estaba enterrado en la conversación.